كشف الأخ/ علي محمد الحكيمي الوكيل المساعد لفرع الجهاز المركزي للرقابة والمحاسبة بمحافظة تعز عن عدم تنفيذ إدارة مستشفى الثورة بتعز لتوصيات فرع الجهاز في تقاريره السابقة رقم "265" بتاريخ 6/3/2007م بشأن فحص ومراجعة حسابات المستشفى للعام المالي 2005م.
وكشف الحكيمي في مذكرته التي وجهت إلى مدير عام مستشفى الثورة التعليمي بتعز ما أسفرت عنها عملية الفحص والمراجعة لحسابات المستشفى للصيدليات المتخصصة طرف الغير لم يتم تحصيلها بمبلغ "10.043.896" مليون ريال.
ورصيد مستحق للصيدلية المتخصصة طرف موردي الإدوية "529.603" ألف ريال، وكذا ظهور رصيد مستحق لدى أمين الصندوق وحتى نهاية العام "2006م" "6.177.869" مليون ريال احتساب قيمة بعض الإدوية التالفة دون وجود وثائق بمبلغ "304.104" ريال ارصدة طرف أمين الصندوق، ومختلف تذاكر المعاينة لم يتم توريدها حتى نهاية عام 2006م بلغت "4.6.480" ريالاً، ارصدة مستحقة لمجلس الأمناء لم يتم تحصيلها بمبلغ 546.433." ريال، وكانت المبالغ المنصرفة من حساب مجلس الأمناء دون الوثائق المؤيدة للصرف "1.830.165" مليون ريال.
قيمة تذاكر معاينة مباعة لصالح العيادات لم يتم توريدها "73.700" ريال أرصدة مستحقة مصالح العيادات "2.031.683" مليون ريال ومبالغ منصرفة دون استكمال الوثائق "2.755.538" مليون ريال مبالغ تم دفعها مقابل استقطاعات ضريبة من قبل المستشفى.
ثانياً: موقف الجهة من تقارير فرع الجهاز السابقة:
تبين من خلال الفحص والمراجعة عدم تنفيذ المستشفى لبعض توصيات فرع الجهاز المبلغة للمستشفى في تقاريره السابقة والتي كان اخرها التقرير رقم "265" وتاريخ 6/3/2007م بشأن نتائج فحص ومراجعة حسابات المستشفى العام المالي 2005م الأمر الذي أدى إلى تكرار عدد من الملاحظات نتيجة لعدم تنفيذ تلك التوصيات وفيما يلي نورد أهم تلك الملاحظات.
1- استمرار وجود ارصدة مدينة مستحقة للصيدلية التخصصية والعيادات التخصصية ومجلس أمناء المستشفى لم يتم تحصيلها.
2- صرف موارد الحسابات الخاصة في غير الأغراض المخصصة لها.
3- عدم إتسرداد العهد النقدية طرف أمناء الصناديق السابقين.
4- عدم إنشاء إدارة الرقابة والتفتيش طبقاً لقرار مجلس الوزراء رقم "217" لسنة 99م.
5- عدم وجود تحديد كامل لإحتياجات الصيدلية التخصصية من الأدوية والمستلزمات الطبية وتوفيرها للعام بالكامل بدلاً من تجزئة الشراء.
6- إستمرار قيام المستشفى بتحمل مبالغ الاستقطاعات القانونية بدلاً عن الموظفين المتعاقدين وبعض المستفيدين من المكافأت ..الخ.
الأمر الذي يعد مخالفاً لأحكام المادتين "15،14" من قانون الجهاز رقم "39" لسنة 92م اللتان توجبان على الجهات الخاضعة لرقابته تنفيذ توصياته وإرشاداته.
ثالثاً: تقييم نظام الرقابة الداخلية:
تبين من خلال تقييم نظام الرقابة الداخلية وجود عدد من جوانب الضعف والقصو رفي تطبيق هذا النظام الأمر الذي أدى إلى ظهور العديد من الملاحظات وفيما يلي نذكر بعض أوجه الضعف والقصور:
1- عدم إنشاء إدارة الرقابة والتفتيش طبقاً لقرار مجلس الوزراء رقم "217" لسنة 99م.
2- عدم وجود إجراءات وضوابط خاصة بصرف العهد وتصفيتها حيث يتم صرف أكثر من عهدة في وقت واحد ولنفس الشخص.
3- عدم وجود متابعة يومية لتوريد المتحصلات النقدية إلى حساباتها المختصة مما يعرضها لكثير من المخاطر نتيجة الاحتفاظ بها لدى المحصلين وأمين الصندوق.
4- عدم ترقيم وترتيب وحفظ وأرشفة استمارات الصرف ومرفقاتها بالإضافة إلى عدم تحديد التواريخ على تلك الاستمارات.
5- وجود أكثر من حساب يتم الصرف منه دون الالتزام بضوابط الصرف طبقاً للأعراض التي أنشئ من أجلها الحساب.
6- عدم فتح حساب للأصوال الثابتة في دفاتر الحسابات الخاصة ليتم قيد المشتريات من الأصول في تلك الحسابات إضافة إلى عدم وجود سجل لقيد الأجهزة والمعدات الطبيعة التي يتم تقديمها للمستشفى عبر اللجان الطبية الأجنبية الواصلة للمستشفى.
7- إستمرار ظهور بعض المديونيات المستحقة للصيدلية التخصصية والعيادات.
8- عدم استخدام دفتر يومية الخزينة من جميع المتحصلين للنقدية في المستشفى.
9- عدم وجود سجل خاص بالمتعاقدين لإثبات وقيد جميع البيانات الخاصة بكل متعاقد مثل المؤهل/ تاريخ التعاقد/ الزيادة التي تطرأ على الرواتب/ تواريخ تجديد العقود.... الخ.
10- عدم توفر الكوادر المؤهلة والمتخصصة لمسك الدفاتر والسجلات المحاسبية المتعلقة بحسابات العيادات التخصصية وكذا بقية الحسابات الخاصة.
11- القيام بالصرف دن استكمال الوثائق المؤيدة لعملية الصرف بالإضافة إلى عدم اتباع الإجراءات القانونية عند عملية الشراء والتوريد طبقاً لأحكام القانون رقم "3" لسنة 97م بشأن المناقصات والمزايدات والمخازن الحكومية.
12- عدم وجود تحديد واضح لأوجه الإنفاق من كل حساب من الحسابات الخاصة وبما يضمن عدم وجود تداخل أو تكرار للصرف بين تلك الحسابات.
وعليه فإن فرع الجهاز يؤكد على ضرورة معالجة أوجه الضعف والقصور في نظام الرقابة الداخلية المشار إليها سابقاً مع تفعيل أنظمة الرقابة الداخلية بالمستشفى والفصل بين الحسابات الخاصة وبما يؤدي إلى اكتشاف الأخطاء ومعالجتها قبل وقوعها وحماية أصول وموارد المستشفى وتوفير بيانات دقيقة وسليمة تساعد على اتخاذ القرارات في مجالات تحسين الأداء الخدمي للمستشفى.
رابعاً: نتائج المراجعة المستندية.
أ- حساب الصيدلية التخصصية:
بلغ إجمالي إيرادات الصيدلية التخصصية خلال العام 2006م مبلغ "22.787.337" ريالاً، وقد أظهرت عملية الفحص والمراجعة العديد من الملاحظات نورد أهمها فيما يلي:
1- وجود أرصدة مستحقة للصيدلية طرف الغير لم يتم تحصيلها حتى نهاية العام 2006م وبإجمالي مبلغ "10.043.896" ريالاً هو منحة كما يلي:
مجلس الأمناء
3.006.696 ريالاً
اعتمادات الموازنة العامة للمستشفى
1.190.793 ريالاً
العيادات التخصصية
1.568.269 ريالاً
الممرضات الهنود
33.801 ريالاً
صندوق الدواء
406.499 ريالاً
مؤسسة المياه
194.679 ريالاً
مصنع اسمنت البرج
509.255 ريالاً
جامعة تعز
2.713.644 ريالاً
الجمعية الخيرية
142.530 ريالاً
الأشغال العامة 1
109.570 ريالاً
مطار تعز
11.740 ريالاً
النظافة والتحسين
10.350 ريالاً
شركة البحر الأحمر
76.760 ريالاً
المجلس المحلي
27.630 ريالاً
الحرس الجمهوري
41.680 ريالاً
وقد تم استفسار المختصين حول أسباب عدم تحصيل تلك المديونيات فأفادوا بأن السبب يعود إلى وجود أرصدة من الأعوام السابقة يتم ترحيلها من سنة إلى أخرى والباقي نتيجة وجود حساب جاري مفتوح للتعامل مع العملاء من شراء وتسديد.
وعليه فإن فرع الجهاز يؤكد على ضرورة العمل على تحصيل كامل المديونيات المستحقة للصيدلية طرف الغير حتى تتمكن الصيدلية من الوفاء بالتزاماتها وتحقيق الغرض الذي أنشئت من أجله خاصة وأن مثل هذه الملاحظة تتكرر من سنة لأخرى دون أن يتم معالجتها.
2- ظهور حساب الدائنين برصيد شاذ "مدين" لا ينسجم مع طبيعته المحاسبية حيث ظهر مدين بإجمالي مبلغ "529.603" ريالاً وقد أوضح المختصون في محاضر المناقشة بأن السبب يعود إلى إعادة بعض الأدوية القريبة الانتهاء إلى الموردين بعد أن تم تسديد حسابهم بالكامل وأن هذا الأمر يمكن معالجته مع الموردين.
وفرع الجهاز يؤكد على ضرورة التأكد قبل تسديد كامل حساب أي مورد بعدم وجود أي أدوية منتهية أو قريبة الانتهاء وذلك عبر إفادات خطية من العاملين بالصيدلية التخصصية وكذا مخزن الأدوية التابع للصيدلية إضافة إلى ضرورة تحصيل هذا المبلغ من الموردين أو توريد أدوية بتلك القيمة وإقفال تلك الأرصدة الشاذة في حسابات بعض الموردين مع عدم تكرار مثل هذه الملاحظة مستقبلاً.
3- تبين من خلال الفحص والمراجعة ومن خلال متابعة حركة الصندوق المتمثل بتحصيل وتوريد المبالغ المحصلة عدم الالتزام بتطبيق أحكام المواد "25، 26، 65" من القانون المالي رقم "8" لسنة 90م والمواد "51، 52، 54، 59، 280" من اللائحة التنفيذية للقانون تمثل ذلك بعدم توريد المتحصلات النقدية أولاً بأول الآمر الذي أدى إلى ظهور رصيد مدور لدى أمين الصندوق في نهاية العام 2006م وبإجمالي مبالغ "6.177.869" ريال.
وبالاستفسار عن أسباب عدم متابعة توريد المتحصلات أولاً بأول وظهور مثل هذا الرصيد في نهاية العام أوضح المختصون بأنه قد تم إلزام أمين الصندوق بالتوريد أولاً بأول.
وفرع الجهاز يؤكد على ضرورة الالتزام بأحكام المواد السالفة الذكر ومتابعة التوريد أولاً بأول وإلزام أمين الصندوق باستخدام يومية الخزينة مع متابعة الأرصدة المتبقية بالصندوق بعد كل عملية توريد وبما يؤدي إلى المحافظة على رأس مال الصيدلية وعدم تعرضه للمخاطر نتيجة الاحتفاظ بأرصدة كبيرة لدى أبناء الصناديق حتى نهاية العام وما قد ينتج عنه من مخاطر.
4- تبين من خلال الفحص والمراجعة وتحليل بعض البنود ارتفاع نسبة مردودات المشتريات مقارنة بالمشتريات خلال العام 2006م حيث بلغت تلك النسبة "83%" تقريباً وتوضيح ذلك كما يلي:
- إجمالي قيمة المشتريات خلال العام 2006م 10.098.516 ريالاً
- إجمالي قيمة مردودات المشتريات خلال العام 2006م 8.355.123 ريالاً
وقد أوضح المختصون بأنه تم إرجاع جميع هذه الأدوية بسبب عدم رغبتهم في تكديس البضاة بشكل كبير في المخازن وكذلك بسبب مطالبة الموردين بمستحقاتهم المالية وخاصة في نهاية العام.
وهذا الرد غير مقنع حيث أن الأمر يتطلب القيام بتحديد الاحتياجات الفعلية للصيدلية من الأدوية والمستلزمات الطبية من خلال عمل مقارنات وتحليل للأدوية التي يتم بيعها والفترات المصاحبة لذلك بالإضافة إلى اختيار نوعية الأدوية التي يتم شراؤها تفادياً من عدم تكديسها في المخازن وتعرضها للتلف أو الكسر وتحميل الصيدلية بأعباء مالية يمكن تفاديها واستغلال تلك المبالغ لصالح الصيدلية وتحسين خدماتها.
5- تبين من خلال الفحص والمراجعة عدم تطبيق أحكام قرار وزير المالية رقم "1" لسنة 92م بشأن نظام تحصيل مبالغ تحت حساب ضرائب الدخل تمثل ذلك بالقيام بصرف مبالغ مالية مستحقة للموردين مقابل أدوية ولم يتم خصم الاستقطاعات القانونية عليها حيث بلغ إجمالي المبلغ المستحق للضرائب التي لم يتم تسديده حتى نهاية العام 2006م مبلغ "103.358" ريالاً.
وقد أوضح المختصون بأن هذه مسؤولية مندوب الضرائب في البنك وهذا الرد غير إيجابي نظراً لأن المسؤولية تبدأ من المختصين في المستشفى بتحديد الاستقطاعات القانونية وخصمها من المبالغ المستحقة للموردين وقطع الشيك الخاص بذلك وإرفاقه مع الشيك المحرر للمورد بصافي المبلغ وتوريده للحساب المختص.
وعليه فإن فرع الجهاز يؤكد على ضرورة تطبيق أحكام قرار وزير المالية السالف الذكر وبما يؤدي إلى عدم تكرار مثل هذه الملاحظة مستقبلاً.
6- من خلال تحليل المركز المالي للصيدلية التخصصية للعام 2006م لوحظ قيام المختصين باحتساب مبلغ "304.104" ريال مقابل أدوية تالفة وبنسبة تعادل "26%" من صافي الربح الذي تم تحقيقه خلال عام كامل من البيع والشراء في الصيدلية وقد تم تنزيل المبلغ من قيمة بضاعة آخر المدة دون إرفاق محاضر رسمية تؤكد تلف تلك الأدوية وتحديد الأسباب والإجراءات التي تمت حيالها، وقد أوضح المختصون بأن بعض تلك الأدوية تعرضت للكسر كونها مواد زجاجية وأن البعض الآخر تعرضت للتلف بسبب الأرضة بالنسبة للعلب الكرتونية وأنه قد تم استدعاء شركة خاصة بمكافحة الأرضة.
وهذا الرد غير إيجابي نظراً لعدم إرفاق ما يؤكد وجود الكميات التالفة حال تلفها شهرياً أو على مستوى الأيام وتحديد أسباب التلف والإجراءات التي اتخذت بشأنها.
