للباحث العقيد الركن/ سليمان مبارك حسين القيسي
اليوم نقدم الحلقة الرابعة من البحث الأكاديمي "أسس ومرتكزات الإصلاح الإداري في وزارة الداخلية" والذي نلنا عليه شهادة الماجستير بامتياز وهذه الحلقة تتركز على الأسس الفنية للإصلاح الإداري والبناء التنظيمي والوظائف الإدارية والتخطيط والقيادة والتوجيه فإلى الحصيلة .
الأسس الفنية للإصلاح الإداري
إن المكونات الفنية للإصلاح الإداري والمتمثلة في الهياكل التنظيمية والوظيفية والإدارية والأساليب والإجراءات والأدوات، وما يتصل بها من موارد وإمكانات -تتواصل مع بعضها في حلقات يكمل بعضها بعضاً وتتأثر ببعضها طردياً وعكسياً، ومن هنا تتبع الأهمية إلى إحداث التوازن في تحقيق الأهمية والفعالية لكل منها دون المغالاة في جانب منها دون الآخر وسوف نوضح الكيفية التي يتم بها التوازن في المبحثين التاليين.
البناء التنظيمي والوظائف الإدارية في الوزارة
< عناصر الإدارة البشرية والمادية
البناء التنظيمي والوظائف الإدارية في الوزارة.
يتناول الإصلاح الإداري الجوانب الهيكلية والتنظيمية والقانونية، وتراعي عملياته تخطيط وتصميم الهياكل وتحديد الإجراءات ومجالس السلطة والمسؤولية بشكل متوازن والتنسيق بين الأقسام والتخصصات بما يحقق الانضباط والتكامل وتوفير نظام رسمي للاتصالات والأخذ بالتسلسل القيادي بالإضافة إلى تعزيز أوجه الرقابة على مختلف عمليات الجهاز الإداري وسنبين ذلك في المطلبين التاليين:
المطلب الأول: البناء التنظيمي لوزارة الداخلية
المطلب الثاني: الوظائف الإدارية
البناء التنظيمي لوزارة الداخلية
من الطبيعي أن يكون هناك هيكل تنظيمي لوزارة الداخلية وغيرها من الأجهزة عند نشأتها،ولكن بعد مرور فترة من الزمن تظهر فيه بعض أوجه النقص والعيوب، مما يحتم معالجته والنظر في مبادئه ووسائله، وقد استشعرت ذلك الوزارة وعملت على رفع مستوى طاقتها التنظيمية فكيف تم ذلك، هذا ما نوضحه في الفرعين التاليين.
اللائحة التنظيمية لوزارة الداخلية
سعياً من وزارة الداخلية نحو تحقيق أهداف الإصلاح الإداري صدرت اللائحة التنظيمية للوزارة بالقرار الجمهوري رقم "169" لسنة 1995م وتضمنت الأهداف والاختصاصات العامة للوزارة وهيكلها التنظيمي، ولقد امتازت بفصلها نظام الوحدات الإدارية ومصلحة شؤون القبائل عن الهيكل التبعي للوزارة نظرياً وعملياً، وإضافة اختصاصات حديثة يستلزمها التطور والتقدم العربي والأجنبي في المجالات الأمنية من بين القوانين والنظم وتمثيل الدولة في كل ما يتعلق بالأمن داخلياً وخارجياً وتعزيز التعاون مع الدول والهيئات والمنظمات المختلفة.
أولاً: المهام والاختصاصات لقيادة الوزارة
1- مهام واختصاصات وزير الداخلية
يعتبر الوزير السلطة العليا في الوزارة والمشرف عليها والمسؤول عن تنفيذ السياسة العامة في نطاقها، ويتحمل المسؤولية الفردية عن نشاط الوزارة أمام مجلس الوزراء، ويرسم السياسات والخطط التي تتطلبها وتسير عليها أجهزة الوزارة ومصالحها والإدارات التابعة لها والإشراف على تنفيذها.
كما أن له كافة الصلاحيات بما يحقق أهداف الوزارة وتنفيذ اختصاصاتها في إطار القانون وعليه الإشراف والتوجيه والمراقبة واتخاذ القرارات والتعليمات والتوجيهات حيال مرؤوسيه وكذلك أعمالهم، وتقييم الأداء والرفع والإبلاغ عن الحوادث والتقارير إلى مجلس الوزراء والتنسيق مع الجهات الأخرى تخطيطاً وتنفيذاًَ والمشاركة في إعداد خطط التنمية الشاملة، وتمثيل الوزارة في الخارج.
2- مهام واختصاصات نائب الوزير
يقوم نائب الوزير بمعاونة الوزير في ممارسة اختصاصاته والتنسيق بين القطاعات والإدارات العامة والإشراف على إعداد برامج الوزارة وتقييم أعمالها ونشاطها وإجراء التنسيق مع الجهات الأخرى في مجال نشاط الوزارة، ومتابعة تنفيذ الإجراءات النظامية بما يحقق الانضباط وتحسين علاقات العمل، على أن يمارس كل ما سبق في حدود القرارات والتفويض الصادر من الوزير- ويحل محله عند غيابه.
3- مهام واختصاصات وكلاء الوزارة
يقيم الأخوة الوكلاء بالإشراف على القطاعات التابعة لهم والتنسيق بين المصالح والإدارات العامة التي يشرفون عليها ومتابعة برامجها وأعمالها والعمل على تبادل المعلومات وتنظيم الاجتماعات وتقييم الأعمال والأنشطة وإصدار التعليمات التنفيذية والإدارية كل في نطاق اختصاصه.
4- مجلس الوزارة وتشكيله ومهامه
أ - يتكون المجلس من وزير الداخلية رئيساً- ونائبه والأخوة الوكلاء والمستشارون ومديرو الإدارات العامة أعضاء وأي شخص آخر يرى الوزير حضوره.
ب - مهام المجلس.. يمارس المهام التالية:
تقديم المشورة للوزير، ووضع الخطط، وتطوير مهام الوزارة، وتنظيم أعمالها، وتعديل هيكلها، وإبداء الرأي فيما يطرح عليه من الوزير، وفي تقارير الإنجاز وتقييمها، ومشروعات النظم القانونية المتعلقة بنشاط الوزارة.
ثانياً: الهيكل العام للوزارة: يتكون الهيكل العام للوزارة من الديوان العام وإدارات الأمن في المحافظات، ويتشكل على النحو التالي:
1- المصالح والإدارات التابعة للوزير
يتبع الأخ الوزير الآتي: مكتب الوزير، المستشارون، الأمن المركزي، مصلحة الأحوال المدنية والسجل المدني، مصلحة الهجرة والجوازات والجنسية، مصلحة السجون، كلية الشرطة، المعهد العالي لضباط الشرطة، إدارات أمن أمانة العاصمة والمحافظات.
ويلاحظ هنا التطور في البناء التبعي للوزير حيث تم استبعاد -مصلحة شؤون القبائل، اتحاد الشرطة الرياضي، الإدارة العامة للدفاع المدني، الإدارة العامة للمرور، والإدارات العامة النمطية التي كانت تتبع وزير الداخلية سابقاً، أداء الأعمال المختلفة للأجهزة المختصة بها، ونظراً لأهمية المصالح والإدارات العامة التي ورد ذكرها أعلاه تم إخضاعها للإشراف المباشر من قبل الأخ الوزير، لما لها من علاقة وطيدة بأمن الوطن ومصالح الجماهير.
2- التقسيمات والقطاعات التي يتكون منها البناء التنظيمي للوزارة
تنقسم الوزارة إلى أربعة قطاعات رئيسية بإضافة للإدارات العامة النمطية على النحو التالي:
أ - قطاع الأمن ويتكون من الإدارات العامة التالية: "البحث الجنائي، حراسة المنشآت والشخصيات،العمليات، الاتصالات، النجدة".
ب - قطاع الشؤون المالية ويتكون من الإدارات العامة التالية: "الشؤون المالية، الإمداد والتموين، شؤون الضباط، شؤون الأفراد، التقاعد والضمان الاجتماعي".
ت - قطاع خدمات الشرطة ويتكون من الإدارات العامة التالية: "الدفاع المدني، المرور".
ث - الإدارات العامة النمطية وتتكون من الإدارات العامة التالية: "الشؤون القانونية، الرقابة والتفتيش، العلاقات العامة والتوجيه المعنوي، الشرطة الجنائية الدولية والعلاقات الخارجية، المعلومات والتخطيط والبحوث".
وبعد أن تم تحديد القطاعات والإدارات التابعة لها أوضحت اللائحة إلى أن يترأس كل قطاع وكيل وزارة، وكل إدارة عامة وإدارة محافظة مدير عام، كما أوضحت أيضاً المستوى التنظيمي لإدارات أمن أمانة العاصمة والمحافظات بمستوى إدارة عامة بالإضافة إلى مكتب الوزير إلى نفس المستوى، وحددت في ثنايا موادها المهام والاختصاصات العامة للإدارات العامة الأربعة عشرة التابعة لمختلف القطاعات المذكورة، وكذلك مهام واختصاصات الإدارات النمطية بالإضافة إلى المهام المشتركة للإدارات العامة تحديداً وتقنيناً على سبيل الحصر منعاً لأي تداخل أو ازدواج.
وبهذا تكون الوزارة قد قطعت شوطاً لا بأس به في البناء التنظيمي ونأمل أن تستكمل إصدار اللوائح التنظيمية لبقية المصالح والأجهزة التابعة لها.
مبادئ هامة في التنظيم والإجراءات
أولاً: تعمل وزارة الداخلية على تحقيق الآتي:
أ - تبني العلاقات التنظيمية من حيث سلطة الإشراف والمسؤولية على أساس انسياب خطوط السلطة وتصاعد خطوط المسؤولية في مختلف المستويات الإدارية للتنظيم دون إخلال بما هو قائم ومعتمد.
ب - تحقيق مبدأ المشاركة والتشاور في سير الأعمال.
ت - تقوم علاقات التنظيم الداخلي في الوزارة وفي علاقاتها بالإدارات العامة على مبدأ تفويض السلطة والتوسع فيه طبقاً لتطور الإدارة العامة في الدولة وبما يحقق أهداف الإصلاح الإداري.
ث - يكون التنظيم موضوعاً لتنفيذ مهام الوزارة تحقيقاً للتنسيق المستمر والفعال، تخطيطاً وتنفيذاً في علاقاتها الداخلية مع وحدات الإدارات العامة الأخرى ذات الصلة.
ج - تحديد مهام وواجبات وسلطات كل وظيفة بصورة دقيقة تكفل تحقيق التوازن بين السلطة والمسؤولية.
ح - إعداد خرائط العمل والكتيبات التنظيمية الشارحة للمراحل وإجراءات تنفيذ المهام وخاصة ما كان منها متصلاً بالجمهور، واستخدامها كأدلة إرشادية للعاملين ولممارسة دورهم الأساسي في تنظيم وتبسيط الأعمال.
خ - الاهتمام والعناية من قبل كافة المستويات التنظيمية بأعمال السجلات والوثائق.
ثانياً: الإجراءات
أ - إن إجراءات العمل بحاجة ماسة إلى تبسيطها لتكون قادرة على أداء الخدمة في أسرع وقت ممكن وبأقل تكلفة، مع متابعة إجراءات العمل باستمرار والتركيز عليها وردها إلى عناصرها الأساسية تمهيداً لاختصارها واستبعاد ما تكشف خطوات التطبيق عن عدم لزومها، وإعدام الروتينات المملة التي لا فائدة منها.
ب - تحديد أسس المحاسبة والمسائلة وحدودها للعاملين.
الوظائف الإدارية
يتفق العديد من كتاب الإدارة العامة على عدد من الوظائف الأساسية للإدارة وتتمثل في التخطيط والتنظيم والقيادة والتوجيه والرقابة.
ويضيف آخرون الاتصال والتنسيق والإشراف واتخاذ القرارات المتابعة، وهذه الوظائف على درجة كبيرة من الأهمية خاصة في عمليات الإصلاح الإداري لذا لابد أن تتبع فيها مجموعة من الأسس والقواعد والمبادئ العلمية عند الإعداد والتطبيق والتنفيذ وهذا ما سوف نوضحه في الفرعين التاليين:
الفرع الأول: التخطيط والقيادة والتوجيه.
الفرع الثاني: الرقابة والتنسيق والاتصال.
التخطيط والقيادة والتوجيه
أولاً: التخطيط وهو وسيلة وقائية وفعالة في تحقيق الأهداف وصيانتها عن الانحراف، كما يطلع الرئيس الإداري على مستوى أداء العمل والعمال في المنظمة، ويظهر المشاكل والعقبات التي تعترض سير التنفيذ والتوزيع في العمل.
ويعتبر أهم الوظائف الإدارية حيث تبدأ به العملية الإدارية وتنتهي بالرقابة، ولهذا فإن من خصائص التخطيط الجيد أن يكون له هدف واضح ومحدد ونهائي، وأن يمتاز بالبساطة والوضوح والسلاسة والابتعاد عن التعقيد ولا يحتمل التأويل، كما توضح فيه مسؤوليات مختلف الأجهزة لإحاطتها بمهامها وحدود سلطاتها ومسؤولياتها، بالإضافة إلى البعد عن الخيال بالاستناد إلى بيانات دقيقة لكل الإمكانيات ويراعي العلاقات الإنسانية.
وأهم مبادئه الأولوية إتاحة المشاركة لكل الأجهزة والعاملين في الإعداد والتنفيذ ومعالجة المشكلات والتقويم والمتابعة وأيضاً الشمولية والكفاية وحسن التنبؤ وسلامة الاستعداد والقدرة على المواجهة، ومركزية التخطيط ولا مركزية التنفيذ.
وأخيراً يأتي مبدأ الالتزام بالخطة ومرونتها، وتبرز أهم عناصر التخطيط في تحديد الأهداف المطلوب تحقيقها وتحديد العناصر اللازمة للتنفيذ ورسم السياسات، وإقرار الإجراءات، ووضع البرامج الزمنية.
ويتوقف نجاح التخطيط على عدد من المقومات ومنها الدقة وصحة البيانات والإحصائيات وكفائت الجهاز والمتابعة المستمرة لمدى التقدم في التنفيذ ومعرفة الانحرافات وتفاديها والمراجعات الدورية لأهداف الخطة ومدى تناسبها مع كافة الظروف والإمكانات المتاحة ودعم وتشجيع ومشاركة القيادات العليا لجهات التخطيط.
ويشترط في الخطة وأهدافها السهولة واليسر والقبول عند التنفيذ، والتوافق مع الإمكانيات، وأن تكون واضحة ومعلنة ومفهومة، وأن تكون أهدافها صريحة وعملية ولا تتعارض مع الأهداف العامة لسياسات الدولة، وألا تتركز في تحقيق شيء واحد، ويشترط على القائمين أن تكون لديهم القدرة على التنبؤ وأن تكون توقعاتهم مبنية على أسس علمية قائمة على البحث والتقصي والتحقيق والدراسة لمختلف الظواهر، وأن تكون في متناول أيديهم الأجهزة القادرة على جمع المعلومات والبيانات اللازمة لوضع الخطط.
ثانياً: القيادة والتوجيه
للقيادة أهمية بالغة في الشرطة لكونها هي التي تتولى قيادة الأجهزة المختلفة والقيام بالعملية الإدارية ولأن أكثر قرارات قيادات الشرطة تتخذ في مواقف معقدة وصعبة ومتغيرة، فلابد أن تكون القيادة قدوة حسنة لكي تؤدي دورها على أكمل وجه بدءاً بالقيادات العليا ومروراً بالقيادات الوسطى حتى المباشرة، فلا يكفي التخطيط والتنظيم بل لابد من رجل الإدارة أو القائد، كما لا يعتمد اختيار القيادة على الشهادات بل لابد من توافر صفات وأسس القيادة وتوفير السلطة والإمكانيات بقدر المسؤوليات.
وهناك اختلاف كبير في طرق اختيار القادة من دولة إلى أخرى غير أن النظام الحديث يعتمد على مبدأ الجدارة والصلاحية في شغل الوظائف القيادية، وكما يقول المثل الشعبي "إذا صلح الرأس صلح الجسد كله".
غير أن هناك عدداً من السمات والخصائص يتفق معظم الكتاب حول ضرورة توافرها في القائد وهي الشجاعة، والتفاؤل، والصمود والثبات، والإدارة القوية، والخبرة الإدارية والقتالية، والقدرة على تحليل واتخاذ القرارات في الوقت المناسب، وحسن التنبؤ وتحمل المسؤوليات، والقدرة على الإقناع وخلق التنظيم الجيد، والتنسيق والاتصال، والتحلي بالصدق والأمانة وحسن الخلق والسلوك، وحسن التعاون مع الآخرين، والسعي لتحقيق المصلحة العامة.
ويجب على القيادات النزول إلى ميدان العمل ومكان أداء الخدمات من حين إلى آخر وأن يكونوا قدوة حسنة أمام مرؤوسيهم وهذا يستوجب عليهم رفض مبدأ الوساطات للأصدقاء والمقربين ومحاولة خرق القوانين واللوائح من أجل إرضاء أشخاص بعينهم، كما أن عليهم تحفيز العاملين وتشجيعهم ودعم مواقفهم الخلاقة.
بالإضافة إلى أداء وظائفهم في التخطيط والتنظيم وإجراء التنسيق وتنمية الاتصالات والرقابة وتفويض السلطة وتوزيع الاختصاصات والبعد عن المركزية الشديدة إلا في المسائل الهامة، والتوجيه هو أحد وظائف القادة ويستند إلى عنصرين هما:-
أ - الاتصال بين الرئيس والمرؤوس والقيادة وتنمية التفاعل الاختياري.
ب - مبدأ تجانس الأهداف ووحدة الرئاسة.
الرقابة والتنسيق والاتصال
تتكون وزارة الداخلية من العديد من المصالح والأجهزة مما أدى إلى ضرورة وجود الرقابة والتنسيق والاتصال لضمان سير العمل ووحدة الأداء ونقل المعلومات.
أولاً: الرقابة: وهي إحدى وظائف الإدارة والوسيلة التي يتم من خلالها التأكد من أن كل شيء يتم حسب ما هو مطلوب ومخطط، ولمعرفة أوجه الضعف في الإدارة وحسن توزيع السلطة وكفالة تحقيق مراحل العملية الإدارية. وتقوم الرقابة في جهاز الشرطة على الآتي:-
ت - جمع المعلومات والحقائق لعمليات الشرطة والتأكد من دقتها وكفايتها.
ث - وضع مقاييس ثابتة لمستويات أداء الأعمال.
ج - تحليل الحقائق والمعلومات التي تم الحصول عليها ومقارنتها بالمستويات المقررة.
والرقابة صمام الأمان ضد الفساد الإداري وأداة للكشف عنه وتحديد حجمه فهي أولى حلقات الإصلاح، ويتم ممارسة دورها التصحيحي عن طريق إعادة رسم الخطط أو تعديلها أو توزيع العمل أو شرحه أو بإعادة النظر في اختيار العاملين والوسائل والإمكانيات، ولها وسائلها المتعددة ومنها الإشراف والملاحظة والتقارير والسجلات والمراجعات الداخلية.
ومن خصائصها السرعة والمرونة وأن تكون اقتصادية وتعمل على توقع حدوث الأخطاء والتمييز بينها، وأن تتضمن الإجراء العلاجي للانحرافات وأن تتم بطريقة يشعر فيها العاملون بأنها تساعدهم على تحسين أدائهم وليس تصيد الأخطاء وأن تكون موضوعية وواقعية ومتطورة ومتجددة.
ثانياً: التنسيق والاتصال
1- التنسيق: وهو تحقيق التوافق والانسجام بين الوحدات في العمل، وأهم المبادئ التي تحكم التنسيق هي.
أ - يتوقف نجاح التنسيق على التنظيم الجيد.
ب - التنسيق عملية ضرورية ومستمرة ومرتبطة بنظام التدرج.
ت - يتوقف التنسيق على مدى ما يترخص به الرؤساء في مستوياتهم المختلفة وعلى حجم المنظمة.
ويجب أن تتوافر الشروط التالية في التنسيق
أ - أن يكون متصل ومستمر.
ب - أن يكون مباشراً.
ت - أن يتضمن كل الجهود والوظائف والأنشطة داخل الوزارة وقطاعاتها المختلفة.
ث - أن يتضمن العلاقات الخارجية للتنظيم.
2- الاتصال.
وهو تبادل ونقل الأفكار ونشرها بين الأفراد والجماعات، وهو على نوعين في جهاز الشرطة إداري داخل الوزارة والقطاعات وخارجي مع غيرها من الأجهزة والجمهور.
ولا بد أن تكون هناك عملية اتصال سليمة مبنية على الكفاية والفاعلية تسمح بنقل التوجيهات والمعلومات والإرشادات إلى جميع العاملين بصفة مستمرة مع الاهتمام بكافة وسائل الاتصال المكتوبة والشفوية والمرئية.
وسنتناول في الحلقة الخامسة والأخيرة عناصر الإدارة البشرية والمادية والتأهيل والتدريب والوسائل والإمكانيات المادية والخاتمة التي ستجدون فيها المراحل التي مر بها البحث وكذا المقترحات، وأتمنى أن أكون قد وفقت وقدمت صورة متكاملة لأسس ومرتكزات الإصلاح الإداري في اليمن عموماً ووزارة الداخلية خاصة.
